Минималистичный процесс планирования и советы, как сделать план на год проще и эффективней

«В прошлом году я поняла причину, по которой я не выполняла запланированный список желаний на год. Всё просто —  я не умела планировать эффективно», — пишет о своем опыте британская писательница, блогер и фотограф Джессика Роуз Уильямс. После того, как она пережила рак в 25 лет, она пересмотрела свою жизнь, и избавилась от всего, что тянуло, по ее мнению, силы: от раздражающей карьера, кредитов, токсичных отношений, от слишком большого гардероба и слишком огромного дома. Она минимизировала свой быт, переехала в небольшой дом, запустила свой блог, поняла, что не хочет детей, и вышла замуж за мужчину своей мечты. Сегодня Джессика ведет один из самых, на мой взгляд, вдохновляющий блогов о простой жизни и делиться своими открытиями. Кажется, ее запись о том, как не сойти с ума, планируя цели на год, очень соотносится с нашими ценностями никуда не торопиться и успеть все, что дорого сердцу.

Без четкого плана я просто схожу с ума. Некоторых  людей отсутствие планирования вполне устраивает. Например, таких, как мой муж — бунтарь. Его заставляет вздрогнуть даже само упоминание слова «план». Моя лучшая подруга Джесс (тоже бунтарь) держит список дел в голове, и это прекрасно работает в её жизни. 

Я другой вид человека разумного. Мне нужен подробный план. Мне просто нужна структура, иначе я попадаю в беспорядок, в хаос, пронизанный тревогой. Я экспериментировала с методами планирования, ведь я тоже была подростком, и болталась  в Paperchase (Paperchase —  международная сеть магазинов канцелярских товаров, с инновационными и захватывающими дизайнерскими решениями, — прим ред), ожидая, когда их новые органайзеры появятся на полках, но только недавно я поняла, что меньше — это больше, а простота — это ключ.

Моя самая большая проблема — попытка заниматься слишком большими объемами задач, недооценивая, сколько времени требуется для их выполнения. Я легко могу стать одержимой планированием. К тому же, уговариваю себя не начинать проект, пока он тщательно не распланирован. Я даже запланировала свои дни по часам до того момента, когда, если случится что-то неожиданное (а это произойдет — это жизнь), все задуманное может не реализоваться. Несмотря на то, что я обожаю планирование, я никак не могла заставить его работать на меня. Сейчас я использую минималистичный подход к планированию, и пока что мы хорошо ладим.

В общем, хочу поделиться тем, как я делаю планирование простым, реалистичным и продуктивным. Это не всегда получается идеально, планы ведь редко бывают идеальными, правда?
Готовы? Поехали!

Одного дневника достаточно

У меня есть только один дневник. Это то, за что я боролась, не осознавая, годами. Я записывала некоторые встречи в своем планировщике, добавляла в события в календаре Google и затем сохраняла дни рождения в своем iCal  (приложение-календарь, созданный Apple Inc, — прим ред)  Ни одна из систем, которые я использовала, не синхронизировались друг с другом, и, конечно, я что-то пропускала. Забывала дни рождения, в последнюю минуту получала ужин (кошмар для любого интроверта!). Теперь я использую свой iCal для всех событий и проверяю его один раз в день. В глубине души я девушка с ручкой и бумагой, но iCal — самый удобный дневник для меня. Я могу получить к нему доступ на своем телефоне и ноутбуке, легко обмениваюсь датами с другими, и такие события, как дни рождения, можно настроить на повторение, чтобы я никогда не пропустила их. Я также могу легко отмечать цветом работу и жизненные события.

Простое планирование начинается с нуля. Важно понять, что вы делаете в течение дня, недели или месяца, чтоб вы могли точно решить, что достижимо. Если у вас нет концепции обязательств, то быстро обнаружите, что «в сутках не хватает часов».  iCal — основа моего процесса планирования, и все работает вокруг него. Я не думаю, что важно, используете вы бумажный календарь, дневник или цифровой формат, но я уверена, что наличие одного места для всех встреч и событий имеет большой смысл. Все просто.

Вот несколько примеров того, как я использую свой iCal:

— Дни “ничегонеделанья”. Например, каждое воскресенье я отмечаю как воскресное блаженство. У меня есть целый день, чтобы делать все, что мне нравится. Я никогда не строю планы на воскресенье, если конечно это не конное шоу, которое я обожаю. Это решение дает мне возможность не жаловаться, что у меня не было времени на выходных. 

  • Свидания с моим мужем
  • Мое личное время для верховой езды
  • Дни рождения с напоминанием на неделю раньше, поэтому я никогда ничего не забываю
  • Любая встреча
  • Мероприятия вроде дат важных ужинов и конных шоу
  • Скучные, но важные вещи, такие как автомобильное ТО и страховые напоминания
  • Сроки выполнения работ (и напоминания о сроках выполнения работ)
  • Отпуск

    Я также добавляю в регулярные еженедельные и ежемесячные рабочие задания, такие как сообщения в Instagram, сообщения в блоге, простые письма и финансовые проверки.

Все, что мне нужно, чтобы убедиться, что происходит или я не хочу забыть, занесено в мой iCal. Если вещи не запланированы, они обычно не происходят. События могут быть отменены, переставлены или пропущены при необходимости, но у меня всегда есть точное представление о моем времени, где бы я ни была, одним щелчком мыши. Раз в неделю, обычно в пятницу или воскресенье, я сажусь за кухонный стол с чашечкой чая и планирую следующие семь дней, основываясь на том, что есть в моем iCal.

Рабочий ежедневник только для работы   

Использовать в работе бумажный планировщик или work book  — это мудро (уверяю вас, в душе я — девочка с ручкой и листком бумаги). За прошедшие годы я перепробовала много бумажных органайзеров, но мой безусловный фаворит — work book.  Найти правильный рабочий ежедневник — все равно что найти правильного партнера. Вы должны определиться, что вам нравится, а затем пойти на компромисс, потому что идеального work book не существует. Я знаю, что мне нравится готовый линейный макет, мотивационные цитаты и простая структура, такой ежедневник для меня отличный вариант.

В ежемесячном бумажном  органайзере я планирую все свои посты для блогов и простые письма, хотя в планах у меня  перенести и это на iCal. На данный момент я использую самоклеющиеся листики и карандаш, чтобы иметь возможность вносить изменения достаточно легко. Мне нравится сидеть в начале каждого месяца и планировать, о чем я собираюсь написать. Если у меня много идей, я планирую заранее, и смотрю, насколько они меня увлекают в дальнейшем.

Моя неделя — это список потенциальных планов. Я ставлю четыре большие цели на неделю, основываясь на текущие планы,  и по ходу корректирую свой список дел. Осторожничаю с ежедневным количеством поставленных для себя задач. В среднем на день таких задач — три, но в зависимости от того, как идут дела, эта цифра может увеличиться до пяти. Важно, не больше пяти —  потому как это приводит к подавленному состоянию, и я настраиваюсь на неудачу. Выполняя же три задания каждый день, я чувствую себя потрясающе и мотивирую себя. Когда дело доходит до написания задач, я стараюсь немного разграничивать задуманное, к примеру,  создание и редактирование планирую на разные дни. Это делает мои планы реалистичнее и останавливает меня в чрезмерном планировании. 

Напротив всего завершенного я ставлю галочку. Если что-то не закончено, я помещаю маленькую стрелку рядом, и переношу задачу на следующий день, или вычеркиваю ее.

Внизу каждой страницы есть раздел, который мне нравится использовать для планирования идей и фотографий. Моя особенная любовь — это дополнительные настройки в ворк-буках. Их легко воссоздать в других планировщиках. В топе каждого дня имеется три пункта, которые, как мне кажется, предназначены для решения трех наиболее важных задач дня. Этот раздел хоть и маленький, но я использую его, записывая то, за что я благодарна, в трех словах.

В дополнение к моему планировщику есть список работ, который я пишу как заметки. Это такой своеобразный резерв — задачи, которые не требуют много времени. Ставлю флажок рядом с заданием исключительно для удовлетворения, иногда записывая вещи, которые я уже сделала, только лишь для того, чтобы отметить их!

Цикл соображений

В дополнение к моему iCal я также принимаю во внимание мой менструальный цикл. Чем больше я узнаю о том, как меняются мои энергетические уровни в течение моего цикла, тем больше я использую эти подсказки для своей работы. Ведь мы не автоматизированные машины, но если настроиться на волну собственного тела, и то, как оно меняется за месяц, — можно работать в гармонии с собой, вместо того, чтобы постоянно корить себя, что мы не вписываемся в шаблон, который никогда для нас и не предназначался.

Простые советы по планированию

Я надеюсь, что, поделившись с вами своим процессом планирования, вам будет легче попробовать и настроить себя. Вот еще несколько советов:

  1. Примите концепцию времени. Правило номер один из всех стратегий планирования заключается в том, что у нас есть только 24 часа в день. Мы можем успеть оочень много, давая себе  установку, что неудача не входит в наши планы. Ведь мы заслуживаем гораздо лучшего. Время — наш самый ценный ресурс, и чем больше мы пытаемся втиснуть в него, тем быстрее оно уходит. Будьте реалистичны в задуманном, и вы начнете делать больше. Крайне полезно проследить, сколько времени требуется, чтобы завершить начатое, при этом важно, чтоб вы не лгали себе. Еще один вариант — добавить половину времени, в течение которого вы ожидаете что-то сделать. Например, я даю себе 45 минут для 30-минутной прогулки.
  2. Сохраняйте свободную структуру . Независимо от того, насколько вы хороши в планировании, жизненные обстоятельства всегда будут мешать вам. Просто помните это)) Оставляйте себе свободное время для спонтанных вещей. 
  3. Работайте с собой, а не против . Я знаю, что: мое самое продуктивное время — во второй половине дня, что у меня больше энергии с понедельника по среду, и я знаю, что не могу набросать кусок текста и отредактировать его в тот же день. Кроме того, моя трудоспособность оооочень повышается  в период дедлайна. Я использую все эти свои особенности, чтобы работать над собой, вместо попытки соответствовать какому-нибудь шаблону. Обращайте внимание на себя, вы сами запускаете свои энергетические уровни. Можно работать по-другому со всеми, и это то, что выделяет вас. Также помните, что у вас никогда не будет слишком большого самосознания.
  4. В первую очередь планируй свою реальную жизнь — это было самым большим изменением с точки зрения планирования для меня. Я всегда была безотказным человеком, и мне пришлось немало поработать, что, безусловно, расстроило привыкших к моей безотказности людей. Планирование реальной жизни (то, что я люблю делать и соответствует моим ценностям), предшествует работе и всему, что другие ожидают от меня, помогло мне сохранить хороший баланс.
  5. Основные планы и задачи должны быть связанные с общими целями и ценностями — я могу написать больше о целях и ценностях, если для кого-то это будет полезным, но попросту говоря, проверьте, соответствует ли ваш день тому, что питает вашу душу. Я знаю, что всегда есть куча вещей, которые мы должны сделать, нравится нам это или нет, но регулярно спрашивать «действительно ли это важно для меня?» — хороший вопрос, чтобы держать вас и ваши планы на правильном пути. Секрет простого плана — научиться отпускать.
  6. Оттачивай свои умения — хороший пример тому — когда я впервые сделала рывок к самозанятости. Раньше я думала, что должна работать 8 часов в день, потому что так делает большинство людей. Я сидела за своим столом, ничего не делая, кроме ощущения, что “ведь работаю”. Это была пустая трата времени, но я делала это потому, что испытывала чувство долга. Давая себе разрешение урезать обязанности и честно ответить себе на вопрос, как вы хотите, чтобы ваши дни выглядели, — не что иное, как освобождение. 
  7. Сосредоточьтесь не на времени, а на задачах — распределение временных блоков заставляет нас чувствовать себя более продуктивными, но если для выполнения необходимых задач требуется меньше времени, в чем смысл? Сосредоточиться на выполнении задачи — вот это все, что имеет значение.

И желаем вам, пусть все важное запланированное на год, сбудется!

Оригинальный материал www.jessicarosewilliams.com

Share Button

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *